O USO DO CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA NO SETOR DE CONTAS A PAGAR

Ismaervilly Pedroza Figueiredo (UNIESP)

Prof.ª Me. Rayana Kelly Brasileiro Martins (UNIESP)

rayana.brasileiro@iesp.edu.br

RESUMO

O presente trabalho desenvolveu-se com o objetivo de identificar qual a importância da implementação do controle interno na gestão do contas a pagar indicando, especificamente,os benefícios e credibilidade pelo uso do sistema de controle interno no contas a pagar a fim de manter o bom desempenho organizacional. A principal motivação para desenvolvimento da pesquisa se deu devido ao   contas a pagar ser um dos setores responsáveis pelo controle do dos recursos financeiros e, consequentemente possui relação a possível perda financeira ocasionadas por irregularidades. A pesquisa se caracteriza como uma pesquisa de campo com abordagem qualitativa e se desenvolveu através de uma entrevista, com o propósito de identificar fatos relevantes mediante informações passadas pelo entrevistado. Mostrando que o controle é uma ferramenta de extrema importância para obter resultados satisfatório no setor contas a pagar da organização.

Palavras-chave: Ferramenta. Controle Interno. Contas a pagar. 

ABSTRACT

The present work was developed with the objective of identifying the importance of the implementation of internal control in the management of accounts payable, indicating, specifically, the benefits and credibility for the use of the internal control system in accounts payable in order to maintain the good organizational performance. The main motivation for the development of the research was due to accounts payable being one of the sectors responsible for the control of financial resources and, consequently, it is related to possible financial loss caused by irregularities. The research is characterized as a field research with a qualitative approach and was developed through an interview, with the purpose of identifying relevant facts through information provided by the interviewee. Showing that control is an extremely important tool to obtain satisfactory results in the accounts payable sector of the organization.

e market.

Keywords: Tool. Internal Control. Bills to pay.

1 INTRODUÇÃO

Uma boa gestão financeira é fundamental para fidelizar e garantir o sucesso de uma empresa, pois visa proteger os recursos contra desperdícios, fraudes e inadimplência. O gestor deve fazer o uso de ferramentas que o auxilie a verificar as obrigações contratadas e não pagas de modo a não permitir a perda do prazo, considerando bonificações ou descontos, e evitando que possíveis atrasos gerem multas. Nesse sentido, a implementação de controles internos no contas a pagar das empresas tem se tornado uma preocupação por parte dos gestores. 

Os resultados que abrangem a introdução do controle interno no controle do patrimônio têm influenciado bastante a procura do sistema de controle interno das empresas que antes negociavam seus serviços na informalidade, e hoje buscam melhorias, qualidade e crescimento, através de medidas de controle com confiabilidade. De acordo com Rezende e Favero (2004) o controle interno tem como finalidade, produzir credibilidade em seus dados, através de um sistema financeiro, que auxilia na condução ordenada dos negócios.

Este controle facilita e possibilita a identificação de todas as obrigações a pagar, priorizando os pagamentos e consequentemente prevendo a hipótese de dificuldades financeiras na empresa e promovendo a seguridade em suas operações, com a finalidade de eliminar tais deficiências. Sendo assim, o controle interno está “relacionado com a proteção do ativo e a validade dos registros contábeis” (IBRACON, 1996, p. 51).

Considerando o posicionamento dos autores Rezende e Favero (2004) e Ibracon (1996) o mecanismo de controle interno se dá de modo a realizar tarefas que possibilitem resultados satisfatórios através de procedimentos, organogramas, planos, etc. Para assim, realizar a ação corretiva quando ocorrer uma irregularidade, que pode vir a prejudicar a empresa.

De acordo com a visão dos autores: A implementação do controle interno em diferentes organizações, seja de pequeno ou grande porte, permite o monitoramento do desempenho dos funcionários, processos, métodos, equipamentos e máquinas, matéria-prima, serviços e produtos, em todos os níveis organizacionais (FLORIANO; LOZECKYI, 2008). Desse modo, é possível perceber a ação abrangente que o controle interno exerce dentro da organização, lhe dando suporte para que seus objetivos possam ser alcançados com mais eficácia, mostrando sempre a transparência do controle interno, através dos relatórios sistêmicos.

Tais benefícios foram a motivação para a exploração do assunto, com o intuito de esclarecer dúvidas com o suporte da pesquisa bibliográfica, através da experiência de autores como Pinto (2006) que afirma que os caminhos para chegar a um determinado resultado, depende da busca da compreensão da empresa como um todo, atendendo aos seus objetivos.

Diante do exposto, elucida-se o seguinte problema de pesquisa: Qual a importância da implementação do controle interno na gestão do contas a pagar? 

O desenvolvimento desta pesquisa se torna relevante tendo em vista que o controle interno adequado é aquele que está inteiramente adaptado às necessidades e características da entidade. No caso das pequenas e médias empresas, o desafio surge no momento em que a organização passa a apresentar um crescimento rápido e, devido ao pouco conhecimento técnico, os controles criados pelo empresário passam a se mostrar precários frente à nova realidade da empresa. Por outro lado, ao contratar serviços de um profissional contábil, o dono do negócio mantém sua preocupação voltada a sanar as questões relacionadas à alta carga tributária e a atender às exigências do “fisco”, e seus sistemas de controle interno acabam não sendo debatidos pelo pequeno empresário e seu contador.

Para desenvolvimento do presente trabalho, será desenvolvida uma entrevista com o gestor de uma empresa privada, no setor de contas a pagar, tendo em vista que com estes instrumentos de controle interno, se torna possível contribuir de forma positiva para redução de fraudes e irregularidades nas empresas, que podem proporcionar riscos inaceitáveis para o mesmo. Avançando para a concretização dos objetivos instituídos na pesquisa em questão. 

OBJETIVOS

Objetivo Geral

Identificar qual a importância da implementação do controle interno na gestão do contas a pagar.

Objetivos específicos 

Apresentar os benefícios e credibilidade dos dados financeiros obtidos mediante o uso de sistemas de controle interno no contas a pagar;

Constatar os riscos pela falta de controle interno, especificamente do processo de contas a pagar;

Relacionar a falta de controle interno com problemas de gestão do contas a pagar.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 CONTROLE INTERNO

O controle interno refere-se a um conjunto de procedimentos, rotinas ou métodos com a finalidade de proteger os ativos, desenvolver dados contábeis confiáveis e contribuir com a administração na condução ordenada dos negócios da empresa (IPARRAGUIRRE, 2015).

Um dos meios de entendimento para a definição do controle interno é a compreensão de que existe direcionamento do âmbito de cada poder relacionado aos atos administrativos, seu caráter patrimonial e contábil, certificando a eficácia no seu exercício internamente com a qualidade do seu controle interno, uma vez que, representa um conjunto de organizações e procedimentos a serem acompanhados resguardando seus ativos.

A importância do processo de controle interno, segundo Floriano e Lozeckyi (2008) se dá mediante a regularização que são pré-estabelecidas de acordo com as operações e padronizações do mesmo. Para o desenvolvimento de suas ações, as informações recebidas são fundamentais, visto que, permitem a oportunidade das suas correções. Um dos fatores importantes para o controle é o conhecimento adquirido, onde o mesmo envolve as atividades administrativas, sendo um grande influenciador sobre os aspectos contábeis da empresa (MACHADO JUNIOR, 2013). Facilitando o uso dos sistemas e da compreensão na realização das tarefas a serem desempenhadas dentro da organização.

O controle interno tem seus princípios e fundamentos nos quais, divergem de uma empresa para outra e cada uma possui suas peculiaridades, sendo necessário estabelecer parâmetros de controle adequados a sua estrutura e realidade (MONTEIRO; BARBOSA, 2011). Portanto, quanto melhor o nível de controle interno, maior a qualidade e segurança na execução das atividades de uma organização (PINTO, 2006). Vale ressaltar que a administração é responsável pelo estabelecimento e manutenção do sistema de controle interno, sendo necessária a adequação de diferentes controles às atividades desenvolvidas pela empresa e interesses dos gestores. 

O controle interno configura-se em dois tipos: controle administrativo e controle contábil. Ambos são divergentes, porém, necessários para a organização das empresas no geral (PINTO, 2006). O controle contábil caracteriza-se como processos e planos de organização referente a preservação do ativo das empresas e garantia de que as contas e relatórios financeiros são confiáveis. Rezende e Favero (2004) exemplificam os controles contábeis como identificação formalizada dos equipamentos das empresas no geral. O controle contábil pode ser definido também, segundo Sá (1996, p.106) como “aqueles que se relacionam diretamente com o patrimônio e com os registros e demonstrações contábeis que eles dizem ser demonstrações financeiras”.

A importância dos controles contábeis se dá devido a necessidade de as movimentações serem registradas quando for necessário, permitindo assim a elaboração recorrente de demonstrações financeiras e a manutenção deste controle, acima de todos os ativos da empresa. No entanto, a informação contábil para a maioria das empresas brasileiras, apresenta direcionamento unicamente para o atendimento das exigências fiscais, portanto, muitos profissionais negligenciam a relevância das informações gerenciais (REZENDE; FAVERO, 2004).

As empresas no geral, tanto de pequeno ou grande porte, são criadas com o objetivo de lucratividade e, para que tenham um excelente sistema contábil, precisam de um controle mais atuante e eficaz, no que diz respeito a informação gerencial. Este é o trabalho feito pelo controle interno, que monitorará toda funcionalidade da empresa a fim de que as informações sejam desenvolvidas com credibilidade (SILVA, 2008).

A resolução 321/72, do Conselho Federal de Contabilidade, dispõe que, embora os controles internos e o sistema contábil sejam de responsabilidade da empresa. “É recomendável que o auditor faça sugestões objetivas no sentido de eliminar as deficiências neles existentes no decurso de seu exame” (ANASTÁCIO, 2004). 

Enquanto os controles contábeis estão totalmente envolvidos e relacionados ao plano organizacional e toda a metodologia e processos, destacando os que estão direcionados para assegurar e proteger o patrimônio (que são as empresas) e a fidelidade dos registros (PINTO, 2006). O controle administrativo caracteriza-se como procedimentos e métodos referentes as operações de um patrimônio e suas diretrizes, políticas e relatórios. Onde relacionam-se apenas de forma indireta com as demonstrações financeiras (REZENDE; FAVERO, 2004). Segundo Soares (2012) o controle administrativo tem a finalidade de atingir a eficácia operacional e a política apontada pela administração, que são correspondidos pelo plano organizacional e toda metodologia e processos. Sua grande característica é não se ater ao plano organizacional da empresa, pois envolve também os procedimentos utilizados pela administração para concretas decisões.

Os controles administrativos são referentes basicamente a eficiência operacional e a vigilância gerencial, e que só indiretamente são citados nos registros contábeis (SILVA, 2008). Este controle abrange o plano de organização e todos os métodos e procedimentos pertinentes à eficácia operacional da empresa. 

2.2 DEFICIÊNCIAS E RISCOS NO CONTROLE INTERNO

Machado Júnior (2013) explica que algumas deficiências são significativas no procedimento de controle interno, onde é fundamental assegurar o controle em suas operações, para assim eliminar todas as irregularidades que possam prejudicar o procedimento do controle, pois são combinações de deficiências de controle interno no julgamento profissional do auditor, que seja de importância suficiente para atenção dos responsáveis pela governança.

Alguns exemplos podem ser considerados como deficiências de controle, conforme evidenciado na Figura 1: 

Figura 1: Deficiências de controle.

Fonte: Elaborada pela autora.

Devido a isto, há necessidade de reavaliar o controle interno, mantendo seus objetivos de demonstrar confiabilidade e segurança nos dados apresentados, promovendo a empresa uma garantia e eficácia de suas operações de controle interno, ajudando a administração em suas decisões tomadas (RAQUEL, 2016).

Um dos processos mais rigorosos e críticos da organização são o contas a pagar, pois está envolvido a possível perda financeira com diversas formas de irregularidades, como exemplo: pagamentos indevidos, fraudes, aquisições não competitivas, entre outros. Esses riscos podem ser caracterizados como a possibilidade de os objetivos organizacionais não serem atingidos. Por este motivo, se faz necessário mapear controles internos como medidas preventivas para minimização de riscos.

Existem três tipos de controles: os controles preventivos, detectivos e corretivos. Esta classificação pode ser mais bem visualizada no Quadro 1:

Quadro 1: Classificação dos tipos de controle

TIPO

FUNÇÃO

EXEMPLO

Preventivo

Descobre problemas antecipadamente

Contratar apenas trabalhadores qualificados

Previne erros e irregularidades antes de acontecer

Separar funções

Estabelecimento com procedimentos qualificados para a autorização de transações

Detectivos

Descobrir as irregularidades e fraudes

Redobra a fiscalização nos cálculos

Realiza função de auditoria interna

Corretivos

Minimiza o impacto de uma ameaça

Procedimentos de recuperação

Resolve os problemas que são apontados pelo controle detectivo

Planos de contingência

Corrige irregularidades

Altera a logística com a visão de evitar futuros problemas

Fonte: Elaborada pela autora.

Segundo Prates e Hillen (2014) os controles preventivos, visam impedir desvios de um determinado critério especificado. Os controles detectivos, centram-se na investigação de desvios de critérios como a alteração indevida de orçamento, a não conformidade com um certo procedimento interno em relatórios exibindo custos irregulares e em receitas não cientes ou na comunicação de receitas fantasmas. Já os controles corretivos são utilizados para solucionar problemas de controle que foram detectados com a utilização dos controles detectivos.

Desse modo, percebe-se que seguir as etapas dos processos do controle interno, auxilia no gerenciamento das contas, visando conter os custos desnecessários e problemas financeiros que podem ser prejudiciais a empresa.

2.3 CONTAS A PAGAR

O sistema de contas as pagar deveria ser uma obrigação nas empresas com terceiros, pois este controle é fundamental para a organização das empresas, seja através de compra de mercadoria ou prestação de serviços. É através do controle financeiro do contas a pagar que podemos visualizar quais foram os compromissos que foram assumidos pela organização, onde possibilita um controle de datas para serem realizados os pagamentos da empresa.

Um controle interno pertinente para uma gestão que almeja bons resultados e quer realizá-los com a eficiência do contas a pagar, está totalmente ligada a avaliação de melhores oportunidades ou de assumir novos compromissos, assim, estabelecendo prioridades nos pagamentos. O fluxograma de rotina de trabalho apresentado na Figura 2, mostra o direcionamento que esse setor pode ser conduzido:

Figura 2: Processo do controle do contas a pagar.

Fonte: Silva (2013).

A área de contas a pagar está sujeita a irregularidades pois o controle concentra-se nos cheques de serviço, que tem a possibilidade de fraudes, podendo ou não ser fantasmas, e também pode ser manipulada a antecipação de recebimento de valores com intuito de propinas (RAQUEL, 2016). Segundo Prates e Hillen (2014), outro grande risco neste processo de compras, é quando as empresas compram bens de péssima qualidade ou qualidade inferior que podem proceder em atrasos na produção e clientes insatisfeitos, como também em pagamento de faturas por bens que não foram recebidos. Portanto, é extremamente importante que a compra só passe para a área de contas a pagar, após receber documentado a confirmação do efetivo recebimento, essa é uma análise que o setor de contas a pagar deve exigir.

Os procedimentos de compras podem alcançar um controle interno eficiente, mas, é fundamental que estas estejam segregadas das funções de recepção de mercadorias, contabilização e pagamento correto. Nesta área, deve ser analisado um manual onde apresentem todos os procedimentos do departamento de compras, como também uma declaração de quem tem autorização para comprar, apresentando todos os comprovantes; obtendo números pré-fixados de cotações para cada material e buscando os critérios que mais se enquadram diante da empresa, a rotatividade de compradores deve ser organizada e o cadastramento de fornecedores contendo indicações dos produtos, entre outros (LISBOA, 2013). 

Desse modo é preciso que haja uma organização no sistema, referente as compras que serão realizadas, para que assim, seja possível seguir o máximo do planejamento realizado pela organização. A seguir são apresentados os procedimentos metodológicos adotados para execução desta pesquisa. 

3 METODOLOGIA

3.1 TIPOLOGIA DA PESQUISA

Com o propósito de realizar a análise de forma intelectual, é necessário deduzir o método para seu desenvolvimento, e a utilização de abordagens técnicas necessárias para atingir determinado conhecimento específicos(GIL,2008). Para esta pesquise adotou-se uma pesquisa de campo, por meio de uma abordagem qualitativa, pois conforme Severino (2014), dar-se a realização da pesquisa no devido ambiente que contenha as informações de estudo, assim como os fatos identificados são coletados pelo próprio pesquisador.

A abordagem qualitativa foi feita por meio de uma entrevista, com o objetivo de identificar os fatos através de informações passadas pelo entrevistado, mediante as atividades ocorridas no ambiente de pesquisa, como o uso de ferramentas do controle interno, e as funções desempenhas no setor do contas a pagar. 

Segundo Marconi e Lakatos (2017), o principal desdobramento está voltado a coleta de dados por meio de entrevista, pois o mesmo não se faz necessária à coleta por números, mantendo uma fonte ampla e mais detalhada para a análise da pesquisa.

A pesquisa bibliográfica também foi utilizada para a construção deste artigo, mediante pesquisas, leituras e embasamento de conteúdo, voltados a livros, artigos científicos, revistas, e páginas na web.

Para Severino (2007), os textos tornam-se fontes dos temas a serem pesquisados. O pesquisador trabalha a partir de contribuições dos autores analíticos constantes dos textos. Os dados já foram trabalhados por outros pesquisadores, dos quais já se encontram detalhados e especificados.

3.2 TÉCNICAS E INTRUMENTOS DE PESQUISA

Objetivando investigar o assunto, realizou-se uma entrevista através de um questionário semiestruturado, tendo como base o roteiro elaborado por Assis, Nunes e Sales (2019), sendo esse questionário adaptado para a presente pesquisa. Está técnica é bastante eficiente para maior aprimoramento do estudo que será desenvolvido, partindo de um roteiro completo, com as perguntas estratégicas para compor sua análise. E posterior a coleta de dados, mediante entrevista aplicada, realizou-se uma análise comparativa com base nas respostas do entrevistado.

3.3 CARACTERIZAÇÃO DO AMBIENTE DE PESQUISA

A organização escolhida para a realização dessa pesquisa trata-se de uma Organização Não Governamental (ONG), que possui sua matriz no Rio de Janeiro – RJ, mas também atua em todo o estado da Paraíba, com uma de suas filiais na cidade de João Pessoa – PB. Esta ONG é responsável pela implementação de mais de 28 projetos voltados as escolas da rede pública, se tornando responsável e apoiadora de 365 escolas públicas no estado da Paraíba. 

Todos os projetos são de cunho educacional e cultural, como: cursinhos preparatórios para o ENEM, eventos esportivos e aulas de informática. Projetos culturais e esportivos como: dança, música e teatro, projetos esportivos. Onde todos são realizados nas escolas nas quais a ONG atua, dando oportunidade aos alunos mais carentes, para que todos possam ser inclusos e ter acesso a todas as áreas que as escolas possam oferecer.

A ONG tem a missão de promover a cidadania e gerar oportunidades, numa perspectiva de responsabilidade compartilhada, com ações concretas e benefícios imediatos à população mais carente. Possui uma visão de ampliar a rede parceiros para desenvolver em toda a nação programas de incentivo a educação, cultura, esporte, lazer e ações sociais, propagando valores e cidadania. Cunhada pelos valores: respeito, ação, igualdade, solidariedade, determinação e conhecimento, atuando com o apoio do governo Federal e Estadual. Também atua no gerenciamento financeiro, onde faz o controle de material e prestação de conta das verbas usadas nos projetos desenvolvidos nas escolas públicas.

 RESULTADO E DISCUSSÕES

Nesta parte da pesquisa encontra-se a análise do conteúdo obtido mediante entrevista realizada com a gestora da ONG que atua no setor de contas a pagar. A coleta de dados se deu no intuito de atender os objetivos da pesquisa, englobando a temática de controles internos e o uso de ferramentas. 

Inicialmente buscou-se identificar a importância do controle interno no setor de contas a pagar da ONG. Assim como pode ser observado no Quadro 2.

Quadro 2: Importância do controle interno.

Pergunta 1

Resposta da Gestora

Qual a importância do controle interno no setor de contas a pagar? 

O controle interno está relacionado a proteger, cuidar e evitar risco. É verificar adequadamente o armazenamento e o suporte dos dados contábeis, visando promover a eficiência operacional.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Para Almeida (2009, p.63):

O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução dos negócios da empresa.

A gestora demonstra possuir um conhecimento teórico a respeito da ferramenta de controle interno dentro do setor de contas a pagar e entende a importância dessa ferramenta nas etapas dos processos a serem desenvolvidas no interior da organização. Seguindo o roteiro da pesquisa, indagou-se acerca do sistema de informação e a segurança dos dados que alimentam o sistema, sendo a pergunta e resposta apresentadas no Quadro 3.

Quadro 3: Sistema de informação e segurança

Pergunta 2

Resposta da Gestora

Com relação ao sistema de contas a pagar: existem senhas de acesso para a realização dos pagamentos? Quais as ferramentas utilizadas nesse processo?

Sim. São usadas três senhas de acesso para realização dos pagamentos e um Token para autorização dos pagamentos lançados no sistema e esse Token fica com uma pessoa localizada na matriz no Rio de janeiro, ele é o responsável por essa ferramenta de segurança dos valores debitados.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Para Laureano (2005, p.11):

“As redes de computadores, e consequentemente da Internet mudaram as formas como se usam sistemas de informação. As possibilidades e oportunidades de utilização são muito mais amplas do que em sistemas fechados, assim como os riscos à privacidade e à integridade da informação. Portanto, é muito importante que mecanismos de segurança de sistemas de informação sejam projetados de maneira a prevenir acessos não autorizados aos recursos e aos dados desses sistemas.” (Laureano 2005, pag. 11).

Diante da resposta da gestora, percebe-se que o sistema de informação utilizado na organização é completo e supre a maior parte das necessidades dos processos a serem desenvolvidos no setor de contas a pagar, no entanto existe um gargalo, que é o Token mencionado na resposta. Pois ele fica sob a responsabilidade de uma pessoa que atua na matriz e a liberação acaba não sendo automática ficando na dependência da autorização que é realizada através de uma ligação para liberação dos valores. 

No Quadro 4, mantem-se a temática do sistema usado na ONG e a pergunta se relaciona as autorizações de pagamentos da organização. Perante a pergunta 3, obteve-se a seguinte resposta:

Quadro 4: Autorizações de pagamentos

Pergunta 3

Resposta da Gestora

Quanto às autorizações de pagamentos: Existem revisões periódicas? Como se dá esse processo? 

Referente a autorização dos pagamentos é compartilhada uma planilha com o diretor e nessa planilha estão as informações dos documentos que precisam ser pagos e essa planilha é enviada com uma antecedência para evitar multa de atraso ou qualquer outro problema que venha a surgir. Após, o envio dessa planilha o diretor analisa as informações. Caso esteja em conformidade é aprovado, se alguma informação for divergente é colocada uma informação de reprovado, e quando acontece alguma reprovação é corrigido conforme a solicitação da diretoria.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Sob a resposta obtida, é possível perceber que a planilha citada na resposta é compartilhada no sistema do Google drive utilizado pela organização, sendo solicitados os pagamentos com 48h de antecedência, para que os valores sejam liberados e pagos no prazo. No sistema, ao lado da planilha existem dois botões (aprovado e reprovado), pois se a solicitação de pagamento estiver de acordo, recebe o selo de aprovado, caso esteja divergente, recebe o selo de reprovado, sendo a solicitação devolvida e corrigida num prazo de até 24h. A gestora menciona que as colunas da planilha de aprovação e reprovação, são restritas e apenas o diretor tem o acesso para preencher, evitando a modificação das informações inseridas e gerando segurança para o processo de controle.

Posteriormente, questionou-se acerca de como ocorre a realização das baixas nas duplicatas a pagar. Sendo a resposta obtida exposta no Quadro 5.

Quadro 5: Baixas de duplicatas a pagar

Pergunta 4

Resposta da Gestora

Como são realizadas as baixas de duplicatas a pagar?

As baixas são realizadas no dia seguinte, emitem-se um extrato com o dia anterior, em seguida é realizada uma conferência junto ao sistema Finance. Caso aconteça algum pagamento errado a pessoa que é responsável por fazer a baixa, tem autonomia para solucionar o erro.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Analisando a resposta obtida verifica-se que o setor de contas a pagar dá preferência as baixas, permitindo a resolução de possíveis problemas que possam vir a ocorrer. Dando assim autonomia para que se resolva diretamente com o fornecedor, colocando a informação do equívoco no sistema com os comprovantes dos valores e de devoluções. 

Sobre atrasos nos pagamentos, tivemos o seguinte exposto:

Quadro 6: Atrasos nos pagamentos

Pergunta 5

Resposta da Gestora

Quais as saídas para sanar atrasos nos pagamentos? 

É feita uma negociação com os credores, para abonar juros e multa, e quando isso acontece é passada a informação para o diretor geral.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Segundo a gestora, a solução reportada para caso de atrasos nos pagamentos se dá mediante negociação de prazos e juros com os credores ao verificar que os atrasos se dão pela não chegada das duplicatas a serem pagas no vencimento. 

Seguindo a temática de vencimento, foi obtida a seguinte resposta, disposta no Quadro 7:

Quadro 7: Data de vencimento

Pergunta 6

Resposta da Gestora

Qual procedimento utilizado, caso a duplicata chegue após a data do vencimento?

Quando acontece de as duplicatas não chegar no setor responsável, primeiro verificamos se foi uma falha interna, caso seja interna chamamos a pessoa responsável por encaminhar as duplicatas a vencer, é chamado atenção e se acontecer outras vezes aplica-se uma suspensão. E se o problema foi do credor entramos em contato para negociar o prazo e por isso a importância de existir um controle de recebimentos das notas a vencer.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Com base na resposta apresentada no Quadro 7, verifica-se que a   resposta da gestora demonstra que eles estão preparados para agir, caso a duplicata chegue atrasado e são verificadas as possíveis causas do atraso, seja ele interno ou externo. Pois agem com muita rigorosidade para que não seja acarretado juros, com isso são realizadas reuniões com os colaboradores, nas quais mostra-se  a importância dos processos a serem seguidos   e explicando as consequências  das falhas  que poderão  ser cometidas  pelo não comprimento das obrigações do setor de entrada das duplicatas a vencer.

Ao que tange o pagamento de contas sem autorização, buscou-se investigar se há a ocorrência e quais exceções são permitidas no setor do contas a pagar.  Obteve-se a seguinte explicação, como mostra o Quadro 8:

Quadro 8: Inclusão de contas sem autorização

Pergunta 7

Resposta da Gestora

É possível incluir contas sem autorização no setor de contas a pagar? Exemplifique essas exceções? 

Sim existe. As exceções são para boletos judicias e impostos.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Observa-se que na instituição em estudo boletos judiciais ou impostos precisam ser pagos de imediato, por isso são lançados imediatamente no banco para que sejam pagos e não acarretem juros e problemas como o bloqueio das contas de pagamentos. Os prazos desses processos são mínimos e precisam ser pagos de imediato. Os boletos judiciais são referentes a causas trabalhista e esses boletos judicias vem com uma informação sobre prazo de pagamento e o não comprimento desse prazo gera multa de 100 % no valor total. Portanto o diretor solicita que ao recebimento desses documentos sejam lançados ao sistema para a realização do pagamento.

Ao que se refere a duplicidade de pagamentos, obteve-se a seguinte resposta:

Quadro 9: Duplicidade de pagamento

Pergunta 8

Resposta da Gestora

Sobre duplicidade de pagamento: É possível que isso ocorra? E como é possível solucionar o estorno? 

Sim, geralmente acontece duplicidade quando o pagamento é feito por transferência, que é uma falha do sistema que não acusa que foi lançado e por isso sempre pedimos para o credor faturar, pois dessa forma o sistema reconhece quando é boleto. Quando acontece a duplicidade entramos em contato com o credor e enviamos por e-mail os dois comprovantes solicitando o estorno.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

A gestora relata que isso ocorre quando se refere a transferências, pois nem sempre as transferências são identificadas no sistema. Assim a ONG pede que sejam emitidos boletos para pagamentos, pois o sistema identifica os boletos. A gestora complementou também que já estão estudando a implementação de um novo sistema Oodom, o qual permite a identificação de transferências e boletos.

Ao que se expôs sobre as conciliações de pagamentos, temos o seguinte relato exposto no Quadro 10:

Quadro 10: Reconciliação de pagamentos

Pergunta 9

Resposta da Gestora

No fechamento mensal existe reconciliação dos pagamentos?

Sim, utilizamos seis contas bancarias e no final do mês baixamos os extratos em Excel e fazemos uma conciliação com o sistema de controle dos débitos e caso aconteça de um valor estar divergente com os extratos bancários é feita uma revisão manual dia a dia para encontrar o erro e solucionar a diferença do extrato para o sistema.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Diante do exposto pela gestora da ONG, ela expõe que há uma dificuldade, pois a conciliação é realizada de forma manual e o sistema utilizado não supre a necessidade de identificar e mostrar a diferença que precisa ser relatada. A reconciliação é um processo de controle de extratos bancários  realizado uma vez ao mês junto ao sistema de controle dos débitos da empresa. Esse controle garante maior confiabilidade sobre os registros lançados ao sistema. Após a reconciliação bancária é encaminhado uma planilha para o diretor com as informações do que foi pago no mês.

Sobre os métodos de pagamento das contas da empresa:

Quadro 11: Método de pagamento

Pergunta 10

Resposta da Gestora

Qual método utilizado para o pagamento das contas da empresa?  

O auxiliar administrativo fica responsável por imprimir a documentação e encaminhar para o setor de contas a pagar, após esse processo é lançado no sistema e depois repassado para o controle de baixa dos documentos pagos.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

Conforme evidenciado no Quadro 11, verifica-se que a gestora solicita ao auxiliar as contas a pagar do dia. Assim, esses pagamentos são lançados para que seja realizada a baixa depois. Demonstrando assim, uma certa deficiência, pois o sistema, acaba não realizando a tarefa de pagamentos automáticos e tudo precisa ser lançado manualmente no sistema atual, utilizado pela ONG.

No intuito de identificar irregularidades que possam vir a existir no setor, questionou-se acerca de quais as deficiências do setor de contas a pagar, conforme exposto no Quadro 12.

Quadro 12: Deficiências do setor

Pergunta 11

Resposta da Gestora

Quais as deficiências enfrentadas no setor de contas a pagar? 

O sistema é falho em alguns pontos, pois quando existe alguma divergência sobre valores de extratos bancários não diz o dia que se encontra o erro e perdermos tempo para olhar dia a dia. O sistema que é utilizado não identifica alguns documentos em duplicidade dificultando a solução.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

A gestora admite que existem alguns pontos que necessitam de melhoramento. Desse modo, está sendo solicitado um sistema mais completo e atual. Outra deficiência relatada pela gestora é a admissão de funcionários indicados, mas que acabam não sendo exatamente qualificados para desemprenhar determinadas funções. A falta de habilidade no manuseio de ferramentas como o Excel, acaba prejudicando algumas etapas do processo. Há portanto nesse caso a necessidade de realizar capacitações específicas para os funcionários, através de cursos voltados para o desempenho de determinadas funções. 

Sobre os benefícios da ferramenta de controle interno obteve-se  seguinte depoimento relatado no quadro 13.

Quadro 13: Benefícios da ferramenta de controle interno

Pergunta 12

Resposta da Gestora

Quais os benefícios obtidos com a implementação de sistemas de controle no contas a apagar? Na sua opinião, há maior credibilidade na obtenção dos dados?

Temos todos dados armazenados e com isso gerando um maior controle sobre os processos e mantendo um fácil acesso de pesquisa e com isso reduz o tempo sobre qualquer solicitação, que antes sofríamos para passar uma informação segura, antes da implementação do sistema tudo era feito manualmente onde os processos eram armazenados em caixa de arquivos.

Fonte: Adaptado pela autora, 2020.

A gestora da ONG relata que antes da implementação do sistema, os processos sofriam muitos contratempos e tomava-se muito tempo. Com o sistema, tudo é armazenado com segurança e maior controle das informações, otimizando assim o tempo das tarefas realizadas no setor de contas a pagar. Onde também as informações ficam disponíveis para todos através do sistema.

    Com base nos relatos da entrevistada que atua na supervisão, verifica-se uma certa preocupação com a execução das atividades de maneira correta e necessidade de treinamentos sobre a rotina do setor. Em aspectos gerais é provável verificar a importância do controle na execução dos processos relacionados ao setor financeiro e a busca por sistemas mais completos para a melhoria contínua dos processos trazendo, desse modo, benefícios a organização e gerando confiança nas informações solicitadas ao setor. 

 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O estudo buscou identificar a importância da análise do controle interno para empresa, nesta pesquisa aponta-se a necessidade de adquirir o controle interno, investindo em um sistema que proporcione os resultados de  forma correta, coerente e com clareza para a atual situação da empresa. Assim, mostrando confiabilidade em sua organização. A análise teve foco principal no setor de contas a pagar, que correspondem às obrigações da empresa com terceiros devido a compra de mercadoria ou prestação de serviços. Visando demonstrar os benefícios e credibilidade através dos dados coletados, pelo uso do sistema de controle interno no contas a pagar para o bom desempenho das empresas.

Logo o propósito da pesquisa foi identificar a importância da implementação de um sistema de controle completo, onde vai gerar confiança aos usuários, por meio do sistema contábil, e as informações que estão contidas nelas. Através desse conjunto de procedimentos, que tratam de patrimônios e bens da empresa no geral, é evidenciado qualquer desvio dentro de sua gestão. Podendo-se dessa forma ser feita a correção das atividades durante seu gerenciamento. 

De maneira geral, pode-se concluir que um controle interno apropriado para uma gestão eficiente do contas a pagar está totalmente ligado a avaliação de melhores oportunidades ou de assumir novos compromissos, estabelecendo prioridades nos pagamentos e nas atividades desempenhadas. Ademais, a administração contínua dos dados é responsável pela manutenção do sistema de controle interno, que também responde no geral pelos problemas decorrentes, e as possíveis tomadas de decisões dentro e fora da organização. A manutenção deve ser adequada as atividades desenvolvidas pela a empresa e cada atividade precisa de diferentes controles, assim como os interesses dos gestores também são variáveis.

Espera-se que após essa pesquisa as empresa possam avaliar as sugestões de melhoria, adotando-as, com o intuito de um melhor desempenho no controle interno. Destacando-se, ainda, a necessidade de mais pesquisas sobre o assunto para um melhor aprofundamento do tema, indicando benefícios ao sistema informatizado, provendo toda deficiência que a empresa possa ter e recomendando uso de tecnologia com base nas necessidades da empresa e do mercado.

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